【働き方】仕事と私生活の両立に役立つ、効率を高める３つの方法

はじめに

　新型コロナ感染症の影響により、多くの会社がテレワークを導入しています。テレワークのメリットは、出勤時間の短縮や作業環境の自由化など様々です。その中でも、１番のメリットは「自由に活用できる時間の増加」です。
　しかし、テレワークのメリットを全員が実感できるわけではありません。在宅のため、同居人による頼まれごとが増えたり、プライベート空間で仕事のスイッチがなかなか入らない方もいるかもしれません。そうした中でも、ワークライフバランスの両立は不可欠です。
今回は「仕事と私生活の両立に役立つ、効率を高める３つの方法」を紹介します。

目次

　　・やり方１ーバレットジャーナル
　　・やり方２ーポモドーロ・テクニック
　　・やり方３ーマインドフルネス
　　・IT業界で勤める我々にどう使える
　　・結論

やり方１ーバレットジャーナル

＊バレットジャーナルは株式会社平和堂の登録商標です

バレットジャーナルとは、簡単に言うと「自分らしい手帳」です。
フォーマットに決まりはありません。
「リマインダー」、「計画」、「日記」など、好きなように編集することができます。
ただし、その中でも「押さえておくべきルール」があります。
以下はルールの一部です。

・箇条書き
　重要なこと素早く記入するため、簡単で分かりやすい言葉で記入します。
　例：
　　×　今日午後3時、モモタロさんとシステムの設計について
　　　　打ち合わせがあります。
　　✓　3pm、モモタロ、システム設計

・インデックス
　バレットジャーナルは、たくさんの情報を簡潔に管理できるツールです。一般の手帳でも、メモやスペースを使用して記録箇所の管理ができます。
しかし、当時のメモの記録を探したり、スペースを作った意味を思い出すのに時間をかけるのは非効率です。「インデックス」を使用することで、記録を探す時間を削減できます。
やり方は簡単です。
インデックスのページで、メモの内容とページ番号を書くだけです。
　「インデックスページ」のイメージ：
　　会議メモ・・・・・・・・・・・・・・・・
　　プロジェクトABC・・・・・・・・・・#1, #5, #6, #11
　　プロジェクトXYZ・・・・・・・・・・#2, #5, #7, #8
　　旅行プラン・・・・・・・・・・・・・・・#2
　　(仕事のことだけではなく、私生活も同じブレットジャーナルを使ってるので。)

・記号
メモの時間をなるべく抑えたいなら、文字より記号の方が早く記入できます。
　例：
　　「・」やること：予定すること
　　「×」終わったこと：予定が終わりました
　　「＞」リスケ：予定が終わっていません、別の日に変更します
　　　　　(新し予定日で予定することを書く）
　　「＜」予定に入れた：決まった時間にすることではなく、
　　　　　　　　　　　　自分の都合に合わせてやることを
　　　　　　　　　　　　予定日に予定入れます
　　「ー」メモ
　　※自分に合わせる記号の変更、追加、削除は可能です。

・デイリーログ
１日の中の予定を記入します。
　例：
　　1/4 月
　　　×10AM プロジェクトABCキックオフ
　　　×年度目標書く
　　1/5 火
　　　・年度目標提出
　　　・AWS技術調査
　　　×調査内容A
　　　＞調査内容B
　　1/6 水
　　　・AWS技術調査　内容B
　　1/7 木
　　1/8 金
　　1/9 土

・フューチャーログ
　週（短期）、月（中期）、年（長期）の目標・計画です。
未来の予定と、明確な日付があれば日付と一緒に記載します。
なければ、予定完了の箇所に記載します。
　例：（＊今日1/4 月）
　　年
　　　・AWSアソシエイトを取る（長期目標）
　　　　…
　　月
　　　１月
　　　　・1/31 精算表提出（明確な日付がある予定）
　　　　・歯の検査（都合に合わせる予定）
　　　　　…
　　　４月
　　　　・AWSプラクティショナー試験を受ける
　　　　　（長期目標のブレイクダウン）
　　　　　…
　　　９月
　　　　・AWSアソシエイト試験を受ける（長期目標達成）
　　　　　週
　　　　　・上司と面談
デイリーログに予定を入れる時は必ず週ログから、書いてある予定をデイリーログに「＜」入れます。同じように、週ログを書く時は月ログを確認した上で作ります。
そうすることで、目標、予定は漏れずにデイリーログまで残せます。

・レビュー
毎日デイリーログを作ります。
完成してない予定を別の日に「＞」リスケします。
やる予定はあるが、ずっとやっていないことは重要性を考え直す必要があるかもしれません。
また、同じ予定を繰り返し記入するため、「先延ばし癖」を治せる効果があります。
　例：
　　1/4 月
　　　＞運動30分
　　1/5 火
　　　＞運動30分
　　1/6 水
　　　＞運動30分
　　1/7 木
　　　＞運動30分
　　1/8 金
　　　＞運動30分
　　1/9 土
　　　×運動30分
予定の抜け漏れを防ぎながら長期目標を進めることができます。毎日やることをリストアップすると、タスクを終わらせるごとに達成感があります。
ゲームのように楽しみながら、日々の予定表のタスクを終わらせましょう！

やり方２ーポモドーロ・テクニック

人間の集中時間には限りがあります。
「短時間、高集中で効率的な作業」と「休み」を繰り返すことで、生産性を高めることができます。
ポモドーロ・テクニック(https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique)
は「25分間の集中した作業」「5分間の休み」を繰り返すテクニックです。
　手順：
　　　１、達成したいことを決めます
　　　２、タイマーで25分を設定して、作業を始めます
　　　３、タイマーが鳴るまで作業に集中します
　　　４、少し休憩します（5分程度）
　　　５、ステップ2～4を4回繰り返したら、少し長めに休憩します　　　　
　　　　　（15分～30分）
集中する25分間は予定したことしかやらないことが重要です。
休みの5分間は、作業中に飛んできたメールなどの返事をします。

集中を中断されない、短時間の集中が「ポモドーロ・テクニック」の１番重要なポイントです。

やり方３ーマインドフルネス

　「学習力/記憶能力/集中力の向上」、「ストレスの軽減」、「免疫システムの機能向上」「感情コントロールの向上」はよく言われた、マインドフルネスの効果です。
私たちは出勤する時、電車の中で何もせず、何も考えていない時があります。ある意味で、知らない間にマインドフルネスをしていると言えるかもしれません。
リモートワークになり、部屋の片づけ、子供を送り出し、すぐパソコンを開いて仕事モードに入るような生活パターンになると、ブランク（出勤時間）が無くなります。すると仕事モードに入ることがなかなか難しいことがあります。
Microsoftもこの状況に気づいて、今年Teamsで新しい機能「Virtual Commute」を立ち上げる予定です。

打刻、仕事を始まる前、5分間や10分間の時間を空けてマインドをリセットして、精神的の準備ができます。

IT業界で働く私たちはどう活用するか

３つの方法をの活用イメージはこんな感じです。
たとえば、毎日出勤する前、少し時間を取って今日の作業内容、優先順位などを考えておきます。業務が始まると、考えた内容やプロジェクトのWBSなどもバレットジャーナルに載せて、しっかり自分の進捗を把握します。
一日の作業内容、優先順位を決め、「ポモドーロ・テクニック」で集中うして作業を行います。追加、完了するタスクがあれば、早速バレットジャーナルを更新します。
３つの方法を実践するアプリもありますが、使わなくても問題ありません。
　実際に私がこの三つの方法を実践して、いくつ感じた効果、難点を共有します。

結論

　今回は「仕事と私生活の両立に役立つ、効率を高める３つの方法」について紹介しました。
　もちろん効率的なやり方は人によって向き・不向きがあります。
すこしでも、効率を高めにしたい方はぜひ参考にしてみてください。