この記事でわかること
この記事はテレワークでのコミュニケーション不足で課題を感じている方向けです。
本記事を読んでいただけるとTeamsを活用したコミュニケーション方法のコツを知ることができます。
目次
- テレワークによるコミュニケーションの減少
- Teamsの活用術、コミュニケーションを図るための方法
- まとめ
テレワークによるコミュニケーションの減少
テレワークの実施により、対面で仕事をするという機会が無くなるため連絡や質疑応答、雑談といったコミュニケーションの機会が減ってしまい働きづらい、プロジェクトに馴染めるか心配、といった気持ち面での課題や、文章のみでのやり取りが多くなることで細かい意図が伝わらず認識齟齬が発生し、その後齟齬に気づかない、訂正してもうまく伝わらず時間を取られるといった品質・効率面での課題等が想定されます。
Teamsの活用術、コミュニケーションを図るための方法
弊社ではコミュニケーション不足を解決するために、以下のようにTeamsを活用しています
①コミュニケーションは朝の挨拶から、Teams朝会
上長ないしグループで毎日決まった時間に業務連絡、進捗報告、１日のスケジュールを報告する機会を作ることでコミュニケーションを行う機会を作ることができます。
カレンダー機能から「新しい会議」を選択し、タイトル、出席者時間、平日毎日の設定を入れるだけで簡単に会議が設定できます。
②現場当時の雰囲気をそのままに、常時会議接続
常に会議を繋いでおくことで、いつでも会話ができ、質問があればその場で発言し誰かしらからか回答をもらうことができるためより現場に近い雰囲気を作ることができます。
必要に応じてビデオ通話にすることで相手の表情も分かり言葉以外でのコミュニケーションを図ることが可能になります。
③メールよりも気軽に素早く、個別・グループチャット
チャットを使うことの利点は挨拶や署名等定型句を必要としないため素早く連絡を行うことができる点です。
また、相手ごとにチャット欄が作成されるためメッセージの整理を行う必要もなくなります。
④意外と必要、フリートーク用チーム
非業務用のチームを作成することも重要であり、雑談を行うことでコミュニケーションをとるという意識が芽生え業務でのコミュニケーションも円滑に行えるようになります。
Teamsではチーム機能から「チームに参加、またはチームを作成」を選択後、「チームを作成」を選択しチームの種類、チームの名前等を入力するだけで簡単にチームを作成することができます。
会社全体、所属チーム、所属プロジェクトなど様々なグループを作成することで効率的に連絡を取ることができます。
⑤知っているようで知らない、自己紹介チャネル
自己紹介の場があることで馴染みやすく、顔を合わせる機会がなくとも覚えてもらうことができます。新しく入った方だけでなく、既存の方も自己紹介を行うことで会話のきっかけを作ることができ、新人が入った際も過去の内容の共有ができるため再度改まった自己紹介をする必要がなくなります。
グループとは違いチャネルを使用することでスレッド表示が可能になるため各人の内容が確認しやすく､返答も行いやすくなります。
まとめ
Teamsを活用することにより現場での仕事に近いレベルでのコミュニケーションを図ることが可能です。
また、コミュニケーションの課題を解消できればテレワークの実施には下記のようなメリットが例として挙げられます。
・出退勤における時間、コストの削減
・自宅に好きな環境を作り仕事をすることが可能
・感染症や災害の発生など有事の際でも仕事をすることが可能
テレワーク実施によりコミュニケーションの機会が減ってしまった方、コミュニケーション不足がネックでテレワークに踏み出せない方は可能であれば試してみてはいかがでしょうか。
